Como no mundo atual tudo é urgente e o tempo é precioso, além de correlato do bom atendimento, no contexto de uma dinâmica própria da era da tecnologia da informação, todo texto deve ser curto, sóbrio, claro, objetivo, sem ambiguidades ou repetição de ideias.

Assim, vimos desaparecer a tradicional introdução de cartas e ofícios: “Vimos por meio deste(a) informar…”, ou, “Temos a satisfação de informar…” Emprega-se hoje: “Informamos a V.S.ª que…”

O fecho da correspondência também perde aquele exagero de gentilezas, do passado. Não se escreve mais: “Sirvo-me da oportunidade para apresentar a Vossa Senhoria protestos de elevada estima e distinta consideração”. Todo esse encerramento foi substituído apenas por: ”Atenciosamente”, ou, “Respeitosamente”. Este último, em caso de altas autoridades.

O texto deve ser preciso, com palavras acessíveis, prazos, quantidades e qualidades bem especificados, e correção gramatical, sem repetição de informações.

O que pode explicar a singeleza dos textos atuais, nos negócios e na administração, é uma questão social, em que as fronteiras sociais são mais fluidas, o diálogo mais aberto, a interação mais frequente, aliados à quebra do modelo hierárquico institucional, à valorização da comunicação integrada, interna e externa, profissionais bem preparados na área, como Secretários Executivos, Relações Públicas, Assessores de Imprensa, Publicitários e Jornalistas.

O mundo moderno tornou-se menos protocolar, mais livre de peias, e de palavras supérfluas, não significando isso irreverência ou desrespeito. As pessoas querem entender e ser entendidas, e ser tratadas como pessoas em relação com outras, em igualdade de condições.

Os pronomes de tratamento e os vocativos correspondentes são empregados, mas perderam aquele peso e distância que conotavam. São mais um signo correspondente à função social e formação profissional da pessoa, ao respeito que lhe devemos pelo papel que exerce. Até em casa, os filhos abandonaram, faz tempo, o uso de Senhor e Senhora, ao se dirigirem aos pais, sem que o tratamento mais íntimo implique desamor ou falta de consideração.

Outra característica nessa direção é que, ao assinar uma correspondência, o nome não é posto em maiúsculas, nem o cargo. Também não se usa mais o traço de destaque para a assinatura.

Nos ofícios, ao lado do número e da sigla do setor, não se coloca mais o ano, porque já está colocado, ao lado do local. Veja como se emprega:

Of. n.º 100 – RH União da Vitória, 14 de julho de 2009

A terminologia latina, que era freqüente, também foi sendo substituída por sua tradução em língua materna. Todos querem ser entendidos prontamente. E percebeu-se que o uso de palavras latinas ou estrangeiras, sem necessidade, traduz-se em rebuscamento.

O texto empresarial, para ser adequado, obedece a uma estrutura geral, distribuição das partes, seleção vocabular, estrutura frasal, e qualidades do gênero e o nível de linguagem próprio para cada caso. Um texto claro, coerente, conciso, correto, harmônico, objetivo, criativo, persuasivo, polido e simples – isso é que se pretende.

Com o uso do computador, e para maior agilidade, pode-se fazer a carta comercial toda sem os espaços dos parágrafos, isto é, o texto em bloco. Escrever nomes de pessoas ou empresas corretamente, não abusar dos destaques, usar frases curtas e na ordem direta, não apresentar rasuras, ao fechar o envelope não colar junto os papéis de dentro, são cuidados que causam uma boa imagem da empresa e precisam ser levados a sério.

Um problema comum em ofícios é que o redator, por empregar Vossa Senhoria ou Vossa Excelência, pensa que o possessivo correspondente é vosso (vossa família, vossa presença) e isso não é o correto. Deve-se usar o possessivo seu(sua), pronomes possessivos de terceira pessoa.

Assim, escrever textos técnicos é como organizar um cerimonial – é preciso saber o que se quer passar, em cada detalhe, evitando gafes.



*Mestre em Lingüística Aplicada, membro da Academia de Letras do Vale do Iguaçu (Alvi), professora de Língua e Literatura nos cursos  de Secretariado Executivo e Comunicação Social, e presidente do Conselho Editorial da Uniuv.

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Esse texto foi originalmente publicado na coluna Questões de Estilo, da edição impressa de 17 de julho de 2009, do Jornal Caiçara.

por: UNIUV